1 Grundlagen

Grundlage für dieses Reglement ist das Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) vom 25. September 2020.

Dieses Gesetz bezweckt den Schutz der Persönlichkeit und der Grundrechte von natürlichen Personen, über die Personendaten bearbeitet werden.

Der Schutz der personenbezogenen Daten, wie z.B. Geburtsdatum, Name, Telefonnummer, Adresse, usw. ist uns ein wichtiges Anliegen.

Der Zweck dieses Datenschutzreglements besteht darin, über die Bearbeitung der personenbezogenen Daten zu informieren, die wir sammeln. Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG) der Schweiz. Die nachfolgende Datenschutzerklärung dient der Erfüllung der Informationspflichten gemäss Art. 19 ff. DSG.

Inhaber der Daten ist die Freimaurerloge Prometheus, Ischernstrasse 25, 4528 Zuchwil.

2 Grundsätze

Im DSG werden folgende Grundsätze für die Datenbearbeitung aufgelistet:

• Personendaten müssen rechtmässig bearbeitet werden.
• Die Bearbeitung muss nach Treu und Glauben erfolgen und verhältnismässig sein.
• Personendaten dürfen nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden; sie dürfen nur so bearbeitet werden, dass es mit diesem Zweck vereinbar ist.
• Sie werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie zum Zweck der Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.
• Wer Personendaten bearbeitet, muss sich über deren Richtigkeit vergewissern. Sie oder er muss alle angemessenen Massnahmen treffen, damit die Daten berichtigt, gelöscht oder vernichtet werden, die im Hinblick auf den Zweck ihrer Beschaffung oder Bearbeitung unrichtig oder unvollständig sind. Die Die Angemessenheit der Massnahmen hängt namentlich ab von der Art und dem Umfang der Bearbeitung sowie vom Risiko, das die Bearbeitung für die Persönlichkeit oder Grundrechte der betroffenen Personen mit sich bringt.
• Ist die Einwilligung der betroffenen Person erforderlich, so ist diese Einwilligung nur gültig, wenn sie für eine oder mehrere bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird.
• Die Einwilligung muss ausdrücklich erfolgen für:

a)    die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten;

b)    ein Profiling mit hohem Risiko durch eine private Person; oder

c)    ein Profiling durch ein Bundesorgan.

Diese Auflistung ist abschliessend.

3 Handhabung

3.1 Rechtmässigkeit

Rechtmässigkeit bedeutet die Übereinstimmung einer Handlung mit geltendem Recht. In der Loge Prometheus sind dies (neben dem DSG)

• die Statuten der Loge Prometheus vom DD.MM:JJJJ;
• Pflichtenhefte der Amtsträger und Kommissionen, insbesondere der Aufnahmekommission (AUK), welche sich mit der Prüfung und Beurteilung von Kandidaten für die Aufnahme in die Loge befasst.

Um ihre Aufgaben zu erfüllen, führt die Loge Prometheus ein Register über ihre Mitglieder, welches persönliche und freimaurerische Daten enthält. Diese Daten werden auch der Schweizerischen Grossloge Alpina für ihre zentrale Datenbank zur Verfügung gestellt.

Die Aufnahmekommission (AUK) ihrerseits erfasst Daten, welche sie zur Beurteilung von Kandidaten für die Aufnahme benötigt. Darunter befinden sich auch sensible Daten gemäss DSG.

3.2 Treu und Glauben, Verhältnismässigkeit

Treu und Glauben ist ein Rechtsgrundsatz, nach dem ein Vertragspartner auf die berechtigten Interessen des anderen Vertragspartners Rücksicht nehmen muss und seine Rechte redlich ausübt.

Im Falle des Datenschutzes bedeutet es, dass sich die Mitglieder und alle übrigen Dialogpartner der Loge Prometheus darauf verlassen können, dass ihre Personaldaten durch die Loge nach den Grundsätzen des DSG verwaltet werden. Andrerseits bedeutet es auch, dass die Mitglieder und Dialogpartner dafür besorgt sind, dass der Loge stets aktuelle und gültige Daten zur Verfügung stehen, damit sie ihre Aufgaben wahrnehmen kann.

Der Grundsatz der Verhältnismässigkeit bedeutet, dass die Verwaltung von Personaldaten in einem vernünftigen Verhältnis zum angestrebten Zweck stehen muss. Es dürfen also nur jene Daten gespeichert werden, welche für die Verwaltungsarbeiten notwendig sind.

3.3 Zweck

Gemäss den geltenden Reglementen erfasst die Loge Prometheus Personendaten, um

• ihr Mitgliederverzeichnis, den sogenannten Rodel zu führen. Dazu erfasst sie Namen, Vornamen, Adresse, Geburtsdatum und die freimaurerischen Daten. Freimaurerische Daten umfassen alle Daten eines Freimaurers – von seiner Kandidatur über die Aufnahme, Beförderung, Erhebung und die Ausübung von Ämtern bis zum Erlöschen seiner Mitgliedschaft durch Austritt oder Tod;
• Kandidaten, die Mitglied der Loge werden möchten, auf ihre Eignung für den Freimaurerbund zu überprüfen. Dazu erfasst sie neben den persönlichen Daten auch besonders schützenswerte Daten;
• die Mitglieder der Loge und weitere Dialogpartner (Freimaurer anderer Logen, Interessenten, Angehörige von Mitgliedern) mit statutarischen und anderen Informationen versorgen zu können. Dazu erfasst sie neben den obigen Personendaten auch die E-Mail-Adresse sowie die Mobil- und Festnetztelefonnummern.

Die von der Loge gesammelten Daten sind deshalb einem klar erkennbaren Zweck dienlich und entsprechen damit den Grundsätzen des DSG.

Die E-Mail-Adresse dient dazu, ein Benutzerkonto für das Intranet und die Plattform Clubdesk zu erstellen, damit die Loge die statutarisch geregelte elektronische Information wahrnehmen kann.

3.4 Datenvernichtung

Personendaten und freimaurerische Daten von Mitgliedern, die von der Loge Prometheus erhoben werden, verbleiben im Rodel, der weitergeführt wird, solange die Loge besteht.

Besonders schützenswerte Daten, die für die Beurteilung von Kandidaten erhoben werden, werden nur solange gespeichert, als sie für den Beurteilungsprozess notwendig sind. Zu diesen Daten gehören Strafregisterauszüge, Leumundsberichte und Protokolle über den Aufnahmeprozess, welche schützenswerte Daten enthalten, z.B. solche über die weltanschauliche, religiöse und politische Einstellung, über die Sexualität, über die Familie oder über behördliche Massnahmen. Solche Daten werden vollständig gelöscht:

• Bei in die Loge aufgenommenen Mitgliedern bei der Erhebung in den Meistergrad.
• Bei abgelehnten Kandidaten zwei Jahre nach der Ablehnung.

Aufbewahrt und archiviert werden lediglich die Korrespondenz, allfällig geschlossene Verträge und Daten im Zusammenhang mit dem Finanzwesen, und dies solange, als die Loge an der Aufbewahrung ein berechtigtes überwiegendes Interesse hat oder dazu gesetzlich verpflichtet ist. Gespeichert werden diese Daten in der Plattform Clubdesk oder auf dem Intranet-Server der Loge Prometheus, der sich bei einem Schweizer Provider in einem schweizerischen Rechenzentrum befindet.

3.5 Richtigkeit

Die Loge Prometheus überprüft ständig die Richtigkeit der von ihr gespeicherten Personendaten. Mitglieder haben jederzeit das Recht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen und Daten allenfalls berichtigen zu lassen, sind jedoch auch verpflichtet, Änderungen umgehend der Loge mitzuteilen.

3.6 Einwilligung

Gemäss DSG ist die Einwilligung zur Speicherung von Personendaten nötig, wenn es um die Bearbeitung von besonders schützenswerten Personendaten geht.

Besonders schützenswerte Daten sind gemäss DSG:

1.     Daten über religiöse, weltanschauliche, politische oder gewerkschaftliche Ansichten oder Tätigkeiten,

2.     Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre oder die Zugehörigkeit zu einer Rasse oder Ethnie,

3.     genetische Daten,

4.     biometrische Daten, die eine natürliche Person eindeutig identifizieren,

5.     Daten über verwaltungs- und strafrechtliche Verfolgungen oder Sanktionen,

6.     Daten über Massnahmen der sozialen Hilfe;

Diese Aufzählung ist abschliessend.

Für die Verwaltung ihrer Mitglieder im Rodel erfasst die Loge Prometheus keine schützenswerten Daten gemäss DSG.

Für die Beurteilung von Kandidaten erfasst die Aufnahmekommission (AUK) schützenswerte Daten gemäss obiger Liste. Nach dem Erstgespräch mit einem Kandidaten ist diesem deshalb ein Exemplar dieses Datenschutzreglements auszuhändigen. Das zweite Gespräch darf erst geführt werden, wenn der Kandidat eine entsprechende Einwilligungserklärung unterzeichnet hat.

4 Zugriff und Aufbewahrung

Zugriff auf die Personendaten im Rodel hat nur das Beamtenkollegium der Loge Prometheus. Alle Beamten, welche Personendaten für Verwaltungstätigkeiten oder Projekte benötigen, unterzeichnen eine Datenschutzerklärung, in welcher sie bestätigen, Personendaten nur für Zwecke gemäss Abschnitt 3.3 einzusetzen, Personendaten vertraulich zu behandeln, grundsätzlich nicht an Dritte weiterzugeben und korrekt aufzubewahren.

Das Beamtenkollegium kann im Rahmen von Projekten Personendaten an weitere mandatierte Personen weitergeben, wenn sie diese für ihre Tätigkeit im Rahmen dieser Projekte benötigen. Diese Personen unterzeichnen ebenfalls eine Datenschutzerklärung.

Die zentrale Datenbank der Loge Prometheus befindet sich in der Plattform Clubdesk oder auf dem Intranet-Server der Loge bei einem Schweizer Provider in einem schweizerischen Rechenzentrum.

Die zentrale Datenbank oder Teile davon dürfen nicht auf privaten Geräten oder Datenträgern gespeichert werden.

Besonders schützenswerte Daten, die im Zusammenhang mit der Beurteilung von Kandidaten erhoben werden, dürfen nur auf der dafür vorgesehenen Plattform Clubdesk gespeichert werden. Zu diesen Daten gehören Strafregisterauszüge, Leumundsberichte und Protokolle über den Aufnahmeprozess, welche schützenswerte Daten enthalten, z.B. solche über die weltanschauliche, religiöse und politische Einstellung, über die Sexualität, über die Familie oder über behördliche Massnahmen.

Die Aufbewahrung besonders schützenswerter Daten auf privaten Geräten oder Datenträgern ist verboten.

5 Mail-Verkehr

Die Loge Prometheus setzt für den Mail-Verkehr der Loge und ihrer Beamten ausschliesslich auf den mit dem Internet-Account verbundenen Mail-Account. Dieser befindet sich bei einem Schweizer Provider in einem schweizerischen Rechenzentrum. Von diesem Mail-Account versandte E-Mails sind verschlüsselt.

Bei Massenversänden werden die Mail-Adressen der Empfänger grundsätzlich unterdrückt und damit unsichtbar gemacht.

Auf den Versand von Anhängen mit vertraulichem Inhalt ist grundsätzlich zu verzichten. Vertraulich sind alle Inhalte, die Hinweisen auf Mitglieder oder Drittpersonen sowie auf Rituale und die freimaurerische Symbolik enthalten, die der Deckung unterliegen. Es ist auf Inhalte zu verlinken, die sich in den geschützten Bereichen der Plattform Clubdesk oder des Intranets befinden.

Personenbezogene Daten werden durch technische und organisatorische Massnahmen bei der Erhebung, Speicherung und Bearbeitung so geschützt, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail an die Adresse der Loge Prometheus kann die vollständige Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu ihren IT-Systemen nicht gewährleistet werden, sodass bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis eine verschlüsselte Kommunikation oder der Postweg empfohlen werden.

6 Internet

6.1 Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf auf der Internetseite www.freimaurer-solothurn.ch erfasst das System automatisiert Daten und Informationen des jeweils abrufenden Gerätes (z.B. Computer, Mobiltelefon, Tablet, usw.).

Die folgenden personenbezogenen Daten werden erhoben und bearbeitet:

• IP-Adresse des zugreifenden Geräts.
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs.
• Name und URL der abgerufenen Datei.
• Webseite, von welcher der Zugriff erfolgt (Referrer-URL).
• Verwendeter Browser und gegebenenfalls das Betriebssystem des Geräts.

Diese Daten werden in den Logfiles des Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit personenbezogenen Daten eines konkreten Nutzers findet nicht statt, so dass eine Identifizierung einzelner Seitenbesucher im öffentlichen Bereich nicht erfolgt.

6.2 Zweck der Datenbearbeitung

Die vorübergehende (automatisierte) Speicherung der Daten ist für den Ablauf eines Website-Besuchs erforderlich, um eine Auslieferung der Website zu ermöglichen. Die Speicherung und Bearbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt zudem zur Erhaltung der Kompatibilität der Internetseite für möglichst alle Besucher und zur Missbrauchsbekämpfung und Störungsbeseitigung. Hierfür ist es notwendig, die technischen Daten des abrufenden Rechners zu loggen, um so frühestmöglich auf Darstellungsfehler, Angriffe auf die IT-Systeme und/oder Fehler der Funktionalität der Internetseite reagieren zu können. Zudem dienen die Daten zur Optimierung der Website und zur generellen Sicherstellung der Sicherheit der informationstechnischen Systeme.

6.3 Besondere Funktionen der Internetseite

Die Webseite bietet verschiedene Funktionen, bei deren Nutzung personenbezogene Daten erhoben, bearbeitet und gespeichert werden. Nachfolgend erklären wir, was mit diesen Daten geschieht:

6.3.1 Kontaktformular

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und in welchem Umfang werden diese bearbeitet?

Die in unsere Kontaktformulare eingegebenen Daten, die in die Eingabemaske des Kontaktformulars eingetragen wurden. Die über das Kontaktformular aufgenommenen Daten werden nur für die Bearbeitung der konkreten Kontaktanfrage verwendet, die durch das Kontaktformular eingeht.

Dauer der Speicherung

Nach Bearbeitung einer Anfrage werden die erhobenen Daten unverzüglich gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

Die Nutzung der Kontaktformulare erfolgt auf freiwilliger Basis. Niemand ist verpflichtet, mit der Loge Prometheus über das Kontaktformular Kontakt aufzunehmen, sondern jede und jeder können auch die weiteren, auf unserer Seite angegebenen Kontaktmöglichkeiten nutzen. Wer aber unser Kontaktformular nutzen möchte, muss die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder ausfüllen. Wer die notwendigen Angaben des Kontaktformulars nicht ausfüllt, kann entweder die Anfrage nicht absenden oder die Anfrage kann mangels Angaben nicht bearbeitet werden.

6.3.2 Login-Bereich/Registrierung

Umfang der Bearbeitung personenbezogener Daten und erhobene personenbezogene Daten

Die von bei uns eingegebenen oder die mitgeteilten Registrierungs- und Login-Daten.

Zweck der Datenbearbeitung

Mitglieder haben auf der Internetseite die Möglichkeit, einen separaten Login-Bereich zu nutzen. Damit ihre Berechtigung zur Nutzung des geschützten Bereichs bzw. der geschützten Dokumente geprüft werden kann, müssen die Login-Daten (Nutzername und Passwort) in das entsprechende Formular eingegeben werden.

Dauer der Speicherung

Die erhobenen Daten werden so lange gespeichert, als ein Benutzerkonto besteht.

Erforderlichkeit der Angabe personenbezogener Daten

Bestimmte Seiten und deren Inhalte sind nicht öffentlich zugänglich. Via Login-Bereich auf die Seite können Mitglieder Zugang zu den geschützten Bereichen erhalten. Die Nutzung des durch den Login-Bereich geschützten Inhalts ist ohne die Eingabe der personenbezogenen Daten nicht möglich. Wer den Login-Bereich nutzen möchte, muss die als Pflichtangaben gekennzeichneten Felder (Benutzername und Passwort) ausfüllen. Die Eingabe der Daten setzt das Bestehen eines Nutzerkontos voraus. Eine Anmeldung ist nicht möglich, wenn die von eingegebenen Daten falsch sind. Sofern die Daten falsch oder nicht eingegeben werden, kann der geschützte Bereich nicht genutzt werden. Der Rest der Seite ist jedoch weiterhin ohne Login nutzbar.

6.3.3 Einbindung externer Webservices

Auf der Internetseite werden keine aktiven Inhalte von externen Anbietern angeboten.

6.4 Cookies

Die Webseite verwendet Cookies, um bestimmte Funktionen bereitzustellen und die Nutzung der Webseite zu analysieren. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Der Nutzer kann seinen Browser so einstellen, dass keine Cookies gespeichert werden oder dass er vor dem Setzen eines Cookies informiert wird. Zu beachten ist, dass bei der Deaktivierung von Cookies die Funktionalität der Webseite eingeschränkt sein kann.

6.5 Nutzung von Google Analytics

Die Website benutzt Google Analytics, einen Web-Analysedienst der Google Inc. («Google»). Google Analytics verwendet sog. Cookies, Textdateien, die auf dem Computer des Nutzers gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch den Nutzer ermöglichen. Die durch das Cookie erzeugten Informationen über die Benutzung der Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf der Webseite wird die IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt.

Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird diese Informationen benutzen, um die Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Website-Aktivitäten für die Website-Betreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Website-Nutzung und der Internet-Nutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Die im Rahmen von Google Analytics vom Nutzer-Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Jeder Nutzer kann die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung der Browser-Software verhindern; in diesem Fall können gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich genutzt werden. Durch die Nutzung der Website erklärt sich jeder Nutzer mit der Bearbeitung der über ihn erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.

7 Wahrnehmung der Rechte

Jeder kann seine Rechte gegenüber der Loge Prometheus wahrnehmen, indem er das Kontaktformular verwendet.

Solothurn, 4. März 2026

Reglement zum Download im PDF-Format